C’est un fait, les périodes de crise stimulent l’innovation. La crise du COVID-19 ne fait pas exception, et pas seulement dans le développement de nouvelles techniques vaccinales. En ce sens, la technologie a fortement fait évoluer des processus traditionnels, par exemple au niveau de la gestion des comptes fournisseurs (AP).
Avec le grippage de la chaîne d’approvisionnement internationale, les entreprises découvrent à quel point la gestion des comptes fournisseurs joue un rôle crucial dans la continuité des activités, la gestion des flux de trésorerie, les prévisions, la budgétisation, etc.
Une nouvelle donne nécessaire
La conformité est un défi antérieur à la pandémie. Les champions de la mondialisation ont longtemps rêvé d’un régime fiscal unique et standardisé pour toute la planète. Mais même si cette perspective reste lointaine, ces dernières années ont vu une évolution vers une plus grande transparence et une meilleure compréhension réglementaire de la fiscalité transfrontalière, ce qui pourrait constituer le fondement d’une future normalisation mondiale.
Des systèmes nationaux de contrôle continu des transactions (CTC) sont en cours de développement pour contrer le problème éternel – et jusqu’ici difficile à combattre – de l’évasion fiscale des entreprises. La France en particulier a prévu de basculer dans ce mode CTC en complémentant cela avec une obligations de reporting hebdomadaire. Toutes les entreprises française sont dans les starting blocks pour se mettre en conformité.
Avec les blocages de l’année dernière limitant encore plus les recettes fiscales nationales, il est impératif pour les pays de s’assurer qu’ils ont les moyens de réprimer l’évasion. Et les systèmes de CTC semblent très prometteurs : au Brésil, ils ont aidé les autorités à récolter 58 milliards de dollars supplémentaires, tandis qu’au Mexique, la collecte a augmenté d’un tiers. Les avantages de la CTC sont évidents, mais imposent un lourd fardeau aux entreprises, les obligeant à prouver la validité de chaque facture au moment où elle est générée. Et cela nécessite à son tour des efforts surhumains de la part des équipes chargées des comptes fournisseurs et des directions informatiques qui les soutiennent.
Adaptation nécessaire
L’adaptation des outils et systèmes existants pour répondre aux nouvelles exigences peut être particulièrement difficile. En fait, il s’agit d’un problème commun aux organisations mondiales qui doivent s’adapter au passage à la facturation électronique obligatoire sur différents marchés. La technologie peut apporter une solution, mais elle oblige les entreprises à repenser assez fondamentalement et en profondeur leur approche.
Très souvent, les systèmes ERP des entreprises ne sont pas assez flexiblesou robustes pour répondre aux nouvelles exigences. Surmonter ces problèmes peut souvent signifier des solutions de contournement douloureuses et une augmentation des interventions manuelles qui annulent tous les avantages que les entreprises devraient obtenir en passant à la facturation numérique.
La crise est le moteur du progrès
Soyons clairs, la transition vers la facturation numérique aurait eu lieu même sans la crise du COVID-19. Les prévisions estimaient que d’ici 2025, 75 % de toutes les factures B2B dans le monde seraient échangées numériquement en temps réel. La crise actuelle devrait permettre d’atteindre le point de basculement d’autant plus rapidement. Cela ne peut que profiter à la conformité.
Il est de plus en plus évident qu’adopter une position plus proactive vis-à-vis de ces changements peut débloquer un certain nombre d’avantages opérationnels pour les comptes fournisseurs, tels qu’une réduction des exceptions et des erreurs dues au traitement manuel.
Les organisations les plus avancées reconnaissent également que les avantages de la numérisation s’étendent bien au-delà de la gestion des factures et des paiements.
En recevant des informations par voie électronique, il est possible de bénéficier d’une fiabilité à 100 % des données et de réagir rapidement aux changements de règles. Pour ne prendre qu’un exemple, si une entreprise reçoit des documents financiers invalides ou non conformes, ils seront automatiquement refusés avant leur réception. La numérisation des processus est donc comme un pare-feu financier qui protège des erreurs, réduit les coûts de traitement des transactions et garantit la conformité des opérations.
Bruno Laborie, Tradeshift France
