La signature électronique, au cœur du sujet stratégique de la transformation numérique, connait un essor inédit à travers le monde mais reste un domaine assez mal compris par la plupart des dirigeants IT en 2022. Forrester Consulting s’est penché sur la question pour en tirer des enseignements et des best practices. Décryptage.

Par THIBAULT GATECLOU-MAREST, Alliance Manager et expert en gestion documentaire chez Insight France  

Les processus documentaires sont particulièrement chronophages au sein d’une entreprise, à plus forte raison lorsqu’il s’agit de la validation ou la signature de documents officiels. Les confinements successifs et le développement du travail hybride nous ont permis de mieux appréhender cette réalité et poussent les dirigeants à accélérer leur transformation numérique sur cette thématique. 

Pour qu’un contrat ou un accord soit juridiquement valable, il n’est plus obligatoirement nécessaire, en effet, qu’un document papier soit signé de façon physique, à la main, par les parties prenantes. La signature électronique a été une vraie révolution avec son acceptation issue de la directive européenne 1999/93/CE du 13 décembre 1999. Ainsi, depuis janvier 2000, la signature électronique est reconnue officiellement en Europe, avec la même valeur que la signature manuscrite. Des accords internationaux ont été conclus pour l’élargir à d’autres zones du monde.

Techniquement, il s’agit d’un système, appelé aussi logiciel de e-signature, qui permet, selon une définition consacrée, de « garantir la non-répudiation d’un document électronique et d’en authentifier le signataire » comme la signature manuscrite sur papier. La signature électronique n’est pas purement visuelle, ce qui est l’élément clé de l’authenticité sur le papier, mais correspond à une suite de caractères et surtout l’identité du signataire est établie au moyen d’un certificat sécurisé avec des normes de sécurité suffisamment élevées pour assurer sa validité juridique. 

En quelques mots, les propriétés de la signature électronique peuvent se résumer ainsi : l’authenticité, avec une identité qui est certaine ; le caractère infalsifiable pour qu’on ne puisse « imiter » une signature ; l’impossibilité de réutiliser la signature sur un autre document ; l’inaltérabilité, le document une fois signé ne peut pas être modifié, et enfin la signature est irrévocable et ne pas être niée par son auteur. 

Alors que de nombreuses solutions existent sur le marché, l’épisode de la crise sanitaire a poussé naturellement des entreprises à tenter d’implémenter d’elles-mêmes et un peu avec les moyens du bord, une signature électronique en profitant des fonctionnalités basiques intégrées dans Acrobat d’Adobe. La signature électronique étant l’un des piliers de la transformation numérique des entreprises, quels sont les points fort d’Adobe Sign, l’un des acteurs remarquables du secteur ? J’en retiens principalement cinq.

La confiance et la réputation 

Sur le fond, l’emploi de la signature électronique permet tout d’abord d’instaurer un climat de confiance avec ses partenaires, ses clients, ses fournisseurs. Ici, l’environnement parfaitement sécurisé, fiable et certifié d’Adobe Sign est une preuve que l’on traite ses relations business avec sérieux. C’est un gage de confiance, et cette confiance va rejaillir sur la réputation de votre entreprise.

L’avantage de la rapidité

Plus besoin d’imprimer, signer, poster, faire signer et renvoyer des docs. C’est un point qui facilite l’agilité. Et au passage, c’est aussi un plus pour l’environnement. Avec Adobe Sign, quand le premier intervenant a signé, l’autre, ou les autres, en est immédiatement informé et peut apposer sa signature quasi-instantanément. 

Selon l’étude Total Economic Impact réalisée par Forrester Consulting, « la réduction des étapes de signature manuelle permet aux employés de gagner en moyenne 1h30 par transaction ». Avec un gain total de temps au bout de la troisième année d’utilisation de 125 heures par utilisateur !

Ainsi, sur le terrain par exemple avec Adobe Sign Saint-Gobain a-t-il réduit le délai de signature des documents RH à 24 heures. De même Airbus a pu rationaliser 45 000 signatures par an, ou encore BMW Group France a réduit le temps de signature à moins de 48 heures !

Avec aussi des économies à la clé : « la réduction de l’utilisation des documents papiers se traduit par des économies de 5,34€ par transaction en moyenne ». 

Une sécurité garantie

La sécurité, ici c’est la clé. Quand on signe à distance en quelque sorte, avec sa signature réelle, comment se prémunir vraiment de modifications du document ou d’un ajout de pages ? … Certes, c’est loin d’être la majorité des cas mais avec la signature électronique, aucun risque de ce type ! Dans la version Adobe Sign, votre identité est enregistrée dans un certificat tiers sécurisé, et le logiciel de e-signature vérifie si le contenu a été modifié lorsque le document est rouvert après la signature. Autant de technologies qui rassurent.

Avec Adobe Sign, il est possible d’effectuer les trois niveaux de signatures au titre de la réglementation européenne eIDAS, pour Electronic IDentification Authentication and trust Services ⁽¹⁾ : simple, avancée ou qualifiée. 

L’archive digitale facile et sûre

Autre point : la signature manuscrite n’a de valeur juridique que si elle est conservée pour garder sa valeur de preuve. Ici, le contrat est enregistré au format PDF et se voit complété d’un rapport d’audit, fichier retraçant les actions menées par les participants lors de la signature et constituant la preuve ultime de l’intervention et de l’identité de chacun. Enfin, le fichier est consultable dans la durée grâce à l’archivage intégré.

L’indispensable intégration 

Enfin, et c’est un point essentiel, l’intégration de la signature électronique au sein d’un environnement complet comme celui d’Adobe est un atout considérable. La possibilité d’utiliser Adobe Sign uniquement par API en facilite grandement les intégrations profondes à l’écosystème technologique déjà en place et permet donc des automatisations. A la clé, des économies d’échelle sur les outils et la gestion, et moins de risques dans la communication et l’interopérabilité entre systèmes. Sans compter qu’Adobe Sign s’intègre aussi à de nombreuses solutions Microsoft, les deux éditeurs étant des partenaires privilégiés : envoi directement à partir de Teams pour signature rapide, Live Signing pour signer un document lors d’une téléconférence, modèles prêts à l’emploi dans l’environnement 365, etc.

Plus largement, il s’agit de contribuer à la transformation en profondeur de l’entreprise grâce à la digitalisation des processus documentaires : la dématérialisation, l’un des fondements de la transformation numérique, est ici complétée par cette étape clé qu’est la signature électronique, dans toute la chaine qui va de la GED (Gestion Electronique de Documents) à l’ECM (Enterprise Content Management) et même jusqu’au CCM (Customer Communication Management).

On constate aussi, toujours selon Forrester Consulting une rationalisation des processus métiers, une amélioration de l’expérience client grâce à l’utilisation des flux de travail numérisés, mais aussi des gains de compétitivité. 

Ainsi, « les entreprises convertissent leurs processus papiers en processus numériques grâce à Adobe Sign ». Avec des fonctionnalités qui peuvent être utilisées en mobilité. Bref, une brique qui est indispensable au travail agile…

(1) Le Règlement « eIDAS » n°910/2014 de l’Union européenne, du 23 juillet 2014, cherche à accroître la confiance dans les transactions électroniques avec un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.

L’éditeur Wats poursuit sa croissance et annonce une première implantation en Asie pour y développer ses parts de marché. Cette annonce va permettre à l’entreprise de lancer sa stratégie d’internalisation et de se positionner en référence sur le marché chinois où l’usage des solutions collaboratives est en très fort développement. 

Concrètement, Wats est une solution collaborative qui place les équipes au cœur de la transformation digitale. Wats propose un environnement de travail qui facilite le partage entre pairs, l’accès rapide à l’information, la capitalisation des savoirs et la valorisation des talents. La solution est utilisée sur les cinq continents et axée sur les grands comptes. Wats est déjà utilisée par des entreprises leaders de leur marché. 

Au regard de ces éléments, l’éditeur a déjà remporté de premiers marchés en Asie et va désormais constituer une équipe locale pour en assurer la mise en place et le suivi. En effet, le déploiement de projets collaboratifs de grande ampleur nécessite une proximité avec le client afin de l’accompagner pas à pas et à toutes les étapes. 

Wats sera ainsi en mesure de s’appuyer sur une équipe opérationnelle qui réunit commerce, technique et conseil et qui aura une expertise sur les plateformes collaboratives les plus utilisées en Asie, par exemple Dingtalk. Enfin, différents partenariats seront également conclus et pilotés localement. 

Stéphane Ngo CEO chez Wats « Nous connaissons une forte croissance en France et avons décidé d’exporter largement notre technologie à l’échelle mondiale. Le marché chinois est le premier maillon de notre dispositif et va nous permettre d’éprouver notre approche sur un continent dynamique où l’usage des outils collaboratifs professionnels est fortement plébiscité. » 

Wats prévoit ensuite d’étudier d’autres implantations dans différents pays afin d’étendre son approche, consolider ses parts de marché et devenir la référence de son domaine à l’international. 

Acteur incontournable du secteur de l’assurance santé et décès, la Mutualité de La Réunion a établi ses activités au sein du chef-lieu de La Réunion, au cœur de la ville de Saint-Denis. Depuis 2019, l’association sollicite Certigna pour la certification et l’horodatage de ses contrats et bulletins d’adhésion.

Le contexte du projet

En 2018, la Mutualité cherchait à faciliter ses démarches administratives concernant la gestion de ses contrats d’assurance, pour répondre notamment à l’ensemble des réglementations en vigueur. Ces dernières imposent en effet que les opérateurs en contact avec la clientèle soient formés et bénéficient des outils numériques appropriés.

« Dans cette optique, nous avons opéré une transition vers des solutions dématérialisées pour la signature de nos bulletins d’adhésion, qui s’opère désormais en agence via des tablettes de signature électronique. Nous avions ainsi besoin de la certification et de l’horodatage de ces documents », explique Alexandre Elma, directeur informatique de la Mutualité de La Réunion.

Le choix de Certigna

Le prestataire précédent ne parvenait pas à présenter une structure habilitée efficace pour les documents numériques. C’est dans ce contexte que Certigna, qui s’intégrait très facilement au logiciel existant de la mutuelle, a été choisi. « La simplicité de la procédure d’inscription et de validation en ligne au travers du formulaire ainsi que les tarifs fixés ont achevé de nous convaincre ! », préciseAlexandre Elma, directeur informatique de la Mutualité de La Réunion, qui évoque son expérience client.

Un projet mené dans une logique industrielle

Les échanges avec Certigna ont démarré en 2018 et la collaboration a débuté en février 2019. « Nous avons d’abord testé la solution afin de nous assurer de son opérabilité avec notre logiciel BPM. Elle a ensuite été déployée dans la dizaine d’agences assurance de la Mutualité de La Réunion. Nos besoins d’authentification étant grandissants, nous avons rapidement augmenté nos commandes de jetons d’horodatage. Au démarrage, nous commandions des packs de 10 000 jetons et nous réalisons désormais des commandes de 30 000 jetons, que nous utilisons très rapidement. Nous avons en effet une moyenne d’utilisation de 2 500 jetons par mois, avec des pics de consommation à 4 200 », résume Alexandre Elma.

Une réponse adaptée aux attentes de la mutuelle

Cette nouvelle organisation évite la gestion des versions papier des contrats, gourmandes en ressources logistiques et en énergie. La mutuelle a ainsi pu réduire considérablement les lourdeurs administratives et les problématiques de place liées au stockage des documents. Le service de Certigna répond parfaitement au besoin de certification et d’horodatage des documents. La mutuelle a accès à un système très efficace de statistiques afin de suivre sa consommation de jetons d’horodatage. En outre, les problématiques sont traitées rapidement et le service commercial est toujours disponible en cas de difficultés. Un conseiller est attitré et une personne prend le relais en cas d’absence.

« La simplicité technologique. La solution Certigna apporte cette simplicité tant au niveau de la validation de l’identité que de l’intégration dans notre outil. Nous sommes donc amplement satisfaits de notre collaboration. Notre association est dans une démarche de digitalisation et d’évolution constante, Certigna nous a permis de développer nos activités en nous facilitant la certification des documents. » explique Alexandre Elma

ITinSell éditeur SaaS, intégrateur et hébergeur franchit une nouvelle étape dans son développement. Dans le cadre d’une opération de croissance externe, ITinSell et ses partenaires rachètent à Econocom un Datacenter souverain de 3800 m² certifié ISO 27001 et HDS pour renforcer stratégiquement son positionnement d’hébergeur de données sécurisées. En association avec Kevin POLIZZI, (Jaguar Network/Unitel), Cloud Advice (Bertrand MAUDRY, Bruno BRUHAT et Jean-Baptiste MAUDRY) et Damien DESANTI actuel Directeur Infrastructures et Production d’ASP Serveur, Julien FIETTE, fondateur et CEO d’ITinSell ont finalisé l’acquisition du datacenter d’ASP Serveur.

Le développement d’ASP Serveur peut désormais pleinement s’appuyer sur l’expertise de toutes ses équipes pour offrir une nouvelle gamme de services souverains à forte valeur ajoutée et sécurisée. 

ITinSell consolide ainsi son indépendance, étoffe son offre, ses compétences techniques avec une équipe supplémentaire de 14 ingénieurs et experts et rassemble sous sa bannière plusieurs centaines de nouveaux clients et partenaires.

M. Julien FIETTE, Fondateur et CEO d’ITinSell, commente : « L’acquisition d’ASP SERVEUR nous permet de disposer de notre propre cloud souverain pour tous nos clients, en particulier ceux qui exigent dans le cadre de leurs appels d’offres d’avoir les données personnelles hébergées en dehors des datacenters des GAFAM. »

L’éditeur de solutions Saas RG System fait évoluer son organisation pour accompagner sa croissance et annonce la nomination de Nadine PILOTE au poste de COO.

Nadine PILOTE sera en charge de piloter et d’assurer le bon déroulement des opérations de l’éditeur pour permettre à l’entreprise de gagner en agilité et en performance. Cette nouvelle organisation a pour objectif d’améliorer en continu la qualité de service de RG System, pour développer ses parts de marché sur les prochaines années et soutenir sa forte croissance. Membre du comité de Direction, elle est rattachée à Sacha Laassiri.

Avant d’intégrer les équipes RG System, elle a occupé de nombreux postes de management dans des structures de premier plan à l’international. Elle a notamment exercé différentes responsabilités au sein du Casino de Montréal avant de rejoindre RG System en qualité d’Office Manager, puis Septeo IT  Sécurity en tant qu’Office manager. Elle bénéficie donc d’une bonne connaissance du groupe, de son offre, de son équipe et de son fonctionnement. Nadine PILOTE  a fait des études à l’Université Laval en sciences politiques et  en management à l’Université du Québec à Montréal.

Nadine PILOTE, COO de RG System: « Notre entreprise connaît une hyper croissance qui nous amène à nous adapter en continu pour répondre aux attentes de partenaires, et leur offrir des solutions et services de qualité. Notre développement dans toutes les régions grâce à nos partenaires est également un facteur différenciant, qui nécessite de déployer une organisation toujours plus agile. Je suis  heureuse de pouvoir prendre en charge la gestion de nos opérations sur les prochaines années. »